HERAUSFORDERUNGEN FÜR VERANSTALTUNGSPLANER
Manch eine schlaflose Nacht, hat ein Veranstaltungsplaner schon 2022 gehabt. Warum es in 2023 teilweise genauso weitergeht, wollen wir uns hier genauer ansehen. Auch werden wir uns Lösungen überlegen, die Veranstaltungsplanern helfen können.
Veranstaltungsplaner und die TOP 5 der schlaflosen Nächte:
1. SCHRUMPFENDE BUDGETS
In der Pandemie ist einiges in punto (Messe, Kongress, Veranstaltung, Event)-Budget passiert. Von totalem streichen des Budgets, kürzen oder umverteilen. Das ist aus Unternehmersicht absolut nachvollziehbar. Auf Seitens der Dienstleister und der unterschiedlichen Gewerke ist es auch zu massiven Budget-Anpassungen gekommen – und zwar nach oben. Man muss also kein(e) promovierte(r) VolkswirtIn sein um zu merken, dass passt nicht mehr. Der Veranstaltungsplaner hat weniger Budget oder im besten Fall sich das gleiche Budget wieder für 2023 erkämpf und kommt trotzdem nicht mehr damit klar. Der Gap ist massiv. Fragt man den Messebauer, dann sprechen diese von ca. 50 % Preissteigerung. Bei den unterschiedlichen Gewerken die z.B.: hohe Energiekosten haben bis hin zu 70 % Preissteigerung – das gilt für den deutschen Markt – der bis zur Pandemie Weltmarktführer für die meisten Weltleitmessen war.
Die Lösung für diese Herausforderung der Veranstaltungsplaner:
Ziele setzten. Zielgruppen definieren. Ziele messbar machen.
Im Klartext bedeutet das für die Zukunft Ihrer Veranstaltungen: Definieren Sie Ihre Zielgruppen und Ihre Ziele. Eine klare Definition dieser, ist der einzige Weg um genau die richtige Stellschrauben zu stellen um Ihre Veranstaltung erfolgreich zu machen. Machen Sie Ihre Ihre Ziele messbar in dem Sie auch mit gängigen Methoden und Formeln arbeiten, z.B.: berechnen Sie den Messekontaktwert führen Sie Besucherbefragungen durch und werten Sie alles aus was zählbar ist, auch online.
2. KÜRZERE VORLAUFZEITEN
Galt vor der Pandemie: Nach der Messe ist vor der Messe – ist das jetzt passé. Die Veranstaltungen werden jetzt mit zum Teil wenigen Wochen Vorlauf organisiert.
Nicht selten finden mehrere Veranstaltungen parallel statt und die verantwortlichen Veranstaltungsplaner sind im ständigen Spagat. Auch die Entscheidungen von den verschiedenen Stakeholdern um die Teilnahme zu genehmigen, sind sehr kurzfristig geworden. Kurzfristige Anmeldungen zu Veranstaltungen verursacht unnötigen Stress bei Veranstaltungsplanern und Unternehmen höhere Kosten.
Die Lösung für Veranstaltungsplaner:
Flexibel sein. Standards schaffen. Team.
Versuchen Sie für jeden Prozess einen Standard zu schaffen, den Sie beliebig auf andere Veranstaltungen anwenden können. Nutzen Sie dazu Projektmanagement-Tools Ihres Vertrauens. Arbeiten Sie mit bewährten Checklisten. Veranstaltungsplaner sollten im Team arbeiten und durch digitale Projektmanagement-Tools kollaborativ weltweit arbeiten können. Es versteht sich von selbst, das der Mindset eines Veranstaltungsplaners immer flexibel ist.
3. FACHKRÄFTEMANGEL
Galt früher die Regel, dass man sich auf seine Dienstleister aus den verschiedenen Gewerken verlassen konnte. Nur aktuell ist der Fachkräftemangel gerade dort massiv angekommen. Denn in der Pandemie haben MitarbeiterInnen Jobs in sichereren, bzw. beständigeren Branchen angenommen. Der Fachkräftemangel wird in absehbarer Zeit dazu führen, dass die Kosten einer Veranstaltung weiter steigen werden. Die Qualität der Dienstleistungen bleibt dabei leider auf der Strecke. Der Kunde zahlt mehr und hat das Gefühl (oder auch tatsächlich) erhält er / sie weniger.
Die Lösung für Veranstaltungsplaner:
Digitalisierung vorantreiben. Weniger ist mehr. Neue Chancen.
Eine Möglichkeit ist es sich auf das Wesentliche bei der Veranstaltung zu konzentrieren. Das kann bedeuten, dass man weniger Exponate ausstellt oder gar ganz auf diese verzichtet und die Exponate durch digitale Präsentationen ersetzt. DETOX für den eigenen Messeauftritt sollte als Chance gesehen werden um neue Optionen auszutesten. Die enge und feste Zusammenarbeit mit den Key-Dienstleistern gehört zum absoluten MUST.
4. TEILNEHMER GEWINNEN
Galt früher, dass man als TeilnehmerIn auch bei einem sehr langweiligen Vortrag aus Höflichkeit sitzen geblieben ist, ist das heute nicht mehr der Fall. Bei Webinaren oder generell bei Online-Veranstaltungen, haben wir schnell gelernt, es gibt einen EXIT-Button und von dem machen wir auch Gebrauch. In Präsenz führt das aktuell zum Rückgang der Anmeldungen, denn bevor man eine Reise antritt, überprüft man heute mehrfach, macht das überhaupt Sinn. Reisende aus dem Ausland können nach wie vor, nicht ungehindert verreisen / einreisen und das ist auch ein Grund, warum die Besucherzahlen rückläufig sind.
Die Lösung für Veranstaltungsplaner:
Leadmanagement. Interaktion. Nachhaltige Reiseplanung.
Umso interessanter ist in diesem Zusammenhang die aktive Ansprache der Zielgruppe und schon im Vorfeld eine klare Kommunikation was den Besucher erwartet. Interaktive- Tools schon von Beginn, z.B.: beim Einladen nutzen. Diesen Lead dann auch digital weiter erfassen um direkt auch hier die Customer-journey weiterzuführen. Der Besucher ist von nachhaltigen Empfehlungen über das Reiseziel, Hotels, Restaurants usw. sicher dankbar.
5. TECHNISCHE LÖSUNGEN
Digitalisierung ist für viele Herausforderungen die Lösung. Doch fehlt hier neben dem Überblick, auch die Akzeptanz der Beteiligten. Alle Tools sollen alles können, doch braucht man das wirklich? Welche technischen Lösungen braucht es um eine Veranstaltung, Messe, Kongress, Event usw. im Jahr 2023 durchzuführen? Muss ich als Veranstaltungsplaner eigentlich VeranstaltungstechnikerIn sein?! Und wenn man endlich sich für die Tools entschieden hat, kommen die eigenen MitarbeiterInnen nicht immer damit klar, es kommt sogar manchmal zur Verweigerung.
Die Lösung für Veranstaltungsplaner:
Kunden und MitarbeiterInnen in den Prozess einbinden. Change. Zukunft gestalten.
Binden Sie von Anfang an, alle Abteilungen mit ein. Nehmen Sie bedenken Ernst, aber beharren Sie auf die Deadlines, also bis wann die Technischen Lösungen eingeführt sein sollen. Denn nur gemeinsam gestaltet sich die Zukunft des Unternehmens, der Veranstaltungen.
