MESSEKOSTEN
Messekosten oder was gilt es zu beachten beim Erstellen eines Messebudgets
Die effektive Planung der Messekosten/ Messebudget oder Wie vermeiden Sie Kostenfallen?
Zur sorgfältigen Planung einer Messebeteiligung gehört die rechtzeitige Aufstellung eines Budgets. Bei der Erstbeteiligung ist die Vorausschau sicherlich noch schwierig. Jedoch ermöglicht eine gründliche Kostenerfassung für die Erstbeteiligung dann schon bei der zweiten Beteiligung eine bessere Kalkulation.
Die systematische Zuordnung aller Kosten ermöglicht es Ihnen, nach der Messe eine fundierte Erfolgskontrolle durchzuführen und eine abschließende Beurteilung des Messeerfolges im Verhältnis zum Messeaufwand zu treffen.
Die Kostenfaktoren einer Messebeteiligung
Im Wesentlichen setzen sich die Kosten aus diesen Positionen zusammen:
- Standmiete, Betriebskosten (Strom, Wasser, Entsorgung)
- Standbau/-ausstattung
- Standservice und Kommunikation
- Transport und Entsorgung
- Personal und Reisen
- Weitere Kosten
In der Messekosten-Checkliste, die einen Überblick über die zu erwartenden Kostenarten erlaubt, sind die genannten Kostenarten näher differenziert.
Zentral für ein erfolgreiches und effizientes Marketing ist eine objektive Kosten-Nutzen-Rechnung. Die zentrale Frage, die Sie sich bei der Budget-Planung immer stellen sollten ist: Was würde es kosten, die gesteckten Ziele mit anderen Marketinginstrumenten zu erreichen?Darum ist es wichtig, bei der Messeplanung die Kosten immer im Blick zu behalten und zu optimieren, damit die Kosten-Nutzen-Rechnung auch realistisch und vergleichbar ist.
An diesen Punkten können Sie einfach sparen:
- Durch einem genauen Ablaufplan, in dem alle wichtigen Aufgaben festgehalten sind
- Wichtig ist es alles Kurzfristige zu vermeiden, denn am teuersten sind Arbeiten, die kurz vor Messebeginn noch schnell erledigt werden müssen, wie z.B.: Druck von Prospekten, Grafiken usw. Grundsätzlich gilt: die Attribute: günstig – schnell – kommen selten zusammen. Wer kurzfristig Qualität möchte, zahlt meist mehr.
- Rechtzeitigkeit ist auch in anderen Bereichen das Stichwort: die Anmeldung, Versicherungsfragen, die Logistik des Warentransports, die Buchung von Tickets und Unterkünften usw.
- Und ein weiterer Tipp: Reisekosten des Standteams gehören nicht ins Messebudget!
Welche Messe-Kosten können anfallen:
Grundkosten
– Anmeldung und Standmiete
– Standversorgung (Strom, Wasser, Druckluft, Telefon und Internet etc.)
– Andere Grundkosten des Veranstalters (Eintrittsausweise, Reinigung etc.)
– Versicherungen
Kosten für Gestaltung, Standbau, Ausstattung
-Standgestaltung (Entwurf, Bauplanung)
– Standbau
– Standausstattung (Mobiliar, Küchenausstattung etc.)
– Exponate und Modelle
– Grafikdesign (Standbeschriftung, Fotos, Texte etc.)
– Technikausstattung
– Dekoration
– Pflanzen und Blumen
– Abschreibung
Kosten für Standservice und Kommunikation
– Standservice und Bewirtung
– Ausstattung
– Kommunikation (Einladungen, Anzeigen, Werbegeschenke,
Katalogeintrag, Eintrittsgutscheine für Besucher etc.)
– Presseaktivitäten (Pressekonferenz, Pressemappe)
– Telefon und Internet
Kosten für Transport, Handling und Entsorgung – Transport
– Transport-Handling auf dem Messegelände
– Leerguteinlagerung auf dem Messegelände
– Zollgebühren
– Versicherungen
– Abfall-Entsorgung
Personal-/Reisekosten
– Fremdpersonal (Auskunftspersonal wie Hosts und Hostessen,
Dolmetscher, Hilfskräfte)
– Honorare
– Reisekosten und Spesen
– Firmeneigenes Personal
Reisekosten und Spesen
– Ausstattung (Bekleidung, Namensschilder etc.)
– Training für die Standcrew
– Bewirtung außerhalb des Standes
Andere Kosten
– Marktforschung (Befragungen)
– Sonstige nicht näher spezifizierte Kosten
Seminartipp: Erfolgreiche Messebeteiligung – Teil 1 Grundlagen
